Xác định đơn vị ghi chép
Bắt đầu bằng danh sách các lô hoặc khu vực sản xuất. Mỗi lô có một tên hoặc mã thống nhất để người ghi chép nhận diện và tra cứu. Không cần xây dựng biểu mẫu quá nhiều trường ngay từ đầu.
Ghi lại công việc thực tế
Mỗi lần thực hiện công việc, ghi ngày, lô sản xuất, nội dung, người thực hiện và vật tư đã dùng nếu có. Khi thu hoạch, ghi sản phẩm, khối lượng và nơi tiếp nhận. Dùng cùng một cách viết tên và đơn vị tính trong toàn bộ hồ sơ.
Phân công người cập nhật
Thống nhất người nhập thông tin, người kiểm tra và thời điểm tổng hợp. Biểu mẫu phải dễ sử dụng trên thiết bị mà đơn vị đang có. Có thể thử với một lô trước khi áp dụng rộng hơn.
Lưu trữ để còn sử dụng được
Sắp xếp ảnh, phiếu giao nhận và tài liệu liên quan theo lô hoặc thời gian. Phân quyền người xem, người sửa và tạo bản sao dữ liệu định kỳ. Kiểm tra khả năng xuất dữ liệu trước khi lựa chọn một công cụ quản lý.